電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税に関する帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。大きく分けて、以下の3つの区分があります。

  • 電子帳簿等保存：会計ソフトなどで作成した帳簿・書類を、電子データのまま保存する
  • スキャナ保存：紙で受け取った請求書・領収書などを、スキャンして電子データで保存する
  • 電子取引データ保存：メールやWeb上でやり取りした請求書等のデータを、電子データのまま保存する

特に注意が必要な「電子取引データ保存」

この3区分の中で、多くの事業者に関係し、対応が義務化されているのが「電子取引データ保存」です。メールで受け取ったPDFの請求書、ネットショップでの領収書データなど、電子的にやり取りした取引情報は、紙に印刷して保存するのではなく、原則として電子データのまま保存することが求められます。

電子取引データ保存の主な要件

電子データを保存する際には、主に以下のような要件を満たす必要があります。

  • 真実性の確保：改ざん防止のための措置（タイムスタンプの付与、訂正削除の履歴が残るシステムの利用など）
  • 可視性の確保：「日付・金額・取引先」で検索できる状態にしておくこと（一定規模以下の事業者は緩和措置あり）

売上高が一定基準以下の小規模事業者などには、検索要件などについて緩和措置が設けられています。

実務での対応方法

多くの事業者は、以下のような方法で対応しています。

  • 電子取引データ保存に対応した会計ソフト・クラウドサービスを利用する
  • フォルダ名・ファイル名に「日付・金額・取引先」を含めて整理する
  • 取引先ごと・年月ごとにフォルダを分けて保存する

高額なシステム導入をしなくても、ルールに沿ったファイル管理を徹底するだけで対応できるケースも多くあります。

紙の書類はどうなるのか

紙で受け取った請求書・領収書は、これまで通り紙のまま保存することも認められています（スキャナ保存は任意）。電子取引データ保存が義務化されているのは、あくまで「電子的にやり取りしたデータ」が対象です。

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よくある質問

いいえ、紙で受け取った書類は紙のまま保存することも可能です。義務化されているのは、電子的にやり取りしたデータの電子保存です。

原則として、印刷せずに電子データのまま、日付・金額・取引先で検索できる状態で保存する必要があります。

はい、対応は必要ですが、売上高等が一定基準以下の事業者には検索要件の緩和など、負担を軽減する措置が設けられています。

まとめ

電子帳簿保存法とは？対応が必要なポイントを解説について解説しました。実際の判断や手続きにあたっては、個別の状況によって取り扱いが異なる場合があるため、CORE 税務AIへの質問や、必要に応じて専門家への相談もあわせてご活用ください。